Tekniska Läroverkets Kamratförbund r.f. registerbeskrivning av medlemsförteckning

 

Registeransvarig

Tekniska Läroverkets Kamratförbund r.f.
FO-nummer: 0234743–8
Romgatan 5 Liiketila

00560 Helsingfors

Kontaktpersoner:
Ordförande: Oscar Mansén
Informatör: Anton Therman


E-post:
ordforande(a)tlk.fi
informator(a)tlk.fi


Telefon:
045–1396310
040–0623087

 

Personuppgifter

Föreningen har lagstadgade plikter och behov att samla in personuppgifter för att kunna betjäna våra medlemmar. Vi strävar att minimera samlade uppgifters mängd och uppgifternas förvaringstid.

I fall lagen inte betingar annat, överlåter vi inte dina personuppgifter utan ditt lov till tredje parter i annat fall än i de nedanför beskrivna syften.

 

Personuppgiftshandläggare

Tekniska Läroverkets Kamratförbund r.f.  använder följande underleverantörer som personuppgiftshanterare:

Vi använder oss av en auktoriserad bokförare.

 

Medlemsförteckning

Behandlingssyfte och rättslig grund

Medlemsförteckningen är skapad i enlighet med

Föreningslagens kap. 3 § 11:

Styrelsen skall föra en förteckning över föreningens medlemmar. I förteckningen skall införas varje medlems fullständiga namn och hemort. (30.12.1992/1614)

Föreningens medlemmar skall på begäran ges tillfälle att ta del av de i 1 mom. nämnda uppgifterna. Om utlämnande av uppgifter i övrigt stadgas i personregisterlagen (471/87). Föreningens styrelse kan besluta om utlämnande.”

Europarlamentets och Rådets förordning (EU) 2016/679 artikel 9 punkt 2 d:

Behandlingen utförs inom ramen för berättigad verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder hos en stiftelse, en förening eller ett annat icke vinstdrivande organ, som har ett politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte, förutsatt att behandlingen enbart rör sådana organs medlemmar eller tidigare medlemmar eller personer som på grund av organets ändamål har regelbunden kontakt med detta och personuppgifterna inte lämnas ut utanför det organet utan den registrerades samtycke.”

 

Personuppgiftsgrupper

Medlemsförteckningen innehåller följande uppgifter av medlemmen:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • E-post
  • Hemadress
  • Hemort

 

Kontorsutrymme på Romgatan 5 har en kamera som tar en bild en gång i minuten. Bilden kan ses på föreningens hemsida och bilden byts ut varje gång. Bilden lagras inte av föreningen. Syftet med kameran är att föreningens medlemmar får veta om det finns någon på plats på kontoret utanför vanlig kontorstid.

Informationskällor

Som ordinarie informationskälla fungerar medlemmen själv.

 

Överlåtelse av uppgifter

Om inte lagen förutsätter annat, överlåtes inte personuppgifter till utomstående utan medlemmens särskilda begäran eller tillstånd.

 

Förvaringstid av uppgifter

Materialet förvaras enligt bokföringslagens kap. 2 § 10

Om längre bevaringstid inte föreskrivs någon annanstans i lag ska räkenskapsperiodens verifikationer, korrespondens om affärshändelser och annat bokföringsmaterial än sådant som nämns i 1 mom. bevaras minst sex år från utgången av det år då räkenskapsperioden har upphört så att kraven i 6, 7 och 9 § uppfylls.”

 

Gransknings- och uträtningsrätt

Görs åt föreningen. Kontaktinformationen finns ovan under “Registeransvarig”.

Rätt att göra invändningar

Det överlåts inte uppgifter ur medlemsförteckningen utan medlemmens tillstånd eller särskilda begäran. Medlemmen behöver inte använda sig av separat spärrmarkering (förbud mot direktmarknadsföring).

Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”)

Den registrerade kan inte begära att bli bortglömd från verifikationsmaterialet, för bokföringslagen förutsätter att dessa uppgifter lagras. Se ovan under förvaringstid av information. Den registrerade kan begära att bli bortglömd från medlemsförteckningen.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade kan begära begränsning av behandling, i fall denne anser att dess uppgifter är bristfälliga eller felaktiga. Registeransvariga avbryter uppgifternas fortsatta behandling, tills uppgifterna är korrigerade.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har inte rätt att begära att uppgifterna överförs till en annan personuppgiftsansvarig, för uppgifterna har inte fåtts från den registrerade i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet, i fall denne anser att dess rättigheter har blivit kränkta. Dataombudsmannens kontaktinformation och behövliga blanketter hittas på adressen www.tietosuoja.fi

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Medlemsförteckningen är lagrad på föreningens styrelsens datamaskin, på föreningens servermaskin och i pappersformat i föreningens kontorsutrymme. Bara behöriga personer har tillgång till medlemsförteckningen. Pappersversionerna förvaras bakom låsta rum.

 

Tillgång till medlemsförteckningen kräver identifiering med lösenord eller nyckel som bara innehas av behöriga personer.